Effizienzbringer im Büro: meine Evernote-Highlights

Für mich ist Evernote der Allrounder schlechthin in Sachen Informationsmanagement: Ideensammlung, Skizzen, Meeting-Protokolle, Vokabellisten, Fahrtenbuch, Belege, Einkaufslisten, Anleitungen, Schnipsel aus dem Web und alles, was man früher auf Post-Its gestapelt oder verklebt hat, sammle ich heute in Evernote. Privat und beruflich.

Einige meiner Anwendungsfälle im Alltag möchte ich hier beschreiben.

evernote-homepageTheoretisch lassen sich Evernote-Notizen zusätzlich in Notizbüchern ordnen. Mehrere Notizbücher können zu Notizbuchstapeln gebündelt werden. Zwingend nötig ist das nicht: jede Notiz kann mit Tags verschlagwortet werden. Die sehr gute Suchfunktion findet Notizen schnell wieder.

Zur Hand hat man die Notizen dank zahlreicher Anwendungen für alle gängigen Betriebssysteme fast immer und überall. In der kostenlosen Version von Evernote setzt dies eine Internetverbindung voraus. In der Premium-Variante können Notizen offline verfügbar gemacht werden. Ich nutze Evernote privat und geschäftlich auf meinem Macbook sowie unterwegs auf iPhone und Tablet.

Website-Inhalte ausschneiden und als Notiz in Evernote ablegen

Im Browser auf Desktop-Rechern und Laptops sollte man nicht auf die Browser-Erweiterung Webclipper verzichten. Mit ihrer Hilfe lassen sich Textschnipsel einer Website, die gesamte Seite mit oder ohne Layout oder auch nur die URL als Notiz im Evernote Gedankenspeicher „abheften“. Der Text wird voll indiziert und von der Evernote-Suche exzellent gefunden. Diese Notizen können ganz leicht mit Schlagworten und Kommentaren versehen und selbsterklärend in das relevante Notizbuch einsortiert werden. Für wertvolle Web-Fundstücke ist Evernote auch damit ein super Effizienz-Bringer beim Aufbau eines Ideen- und Wissensspeichers.

Meeting-Notizen archivieren ohne lästige Abschrift

Das Fotografieren handschriftlicher Notizen mit der Evernote iOS-App ist für mich eines der Highlights in den umfangreichen Funktionen.

Beispiel-Suchergebnis in handschriftlicher Evernote-Notiz
Evernote erkennt Suchwort in Handschrift-Notiz

Wo ich früher viel Zeit dafür verlor, Handschrift-Protokolle im Nachhinein zusammenzufassen und in Reinform elektronisch zu dokumentieren, reicht heute ein einfacher Schnappschuss mit der Evernote Smartphone-App.

Die integrierte Texterkennung ermöglicht sogar das Wiederauffinden der gespeicherten Handschrift-Notizen mittels Suchfunktion. Selbst bei meiner wie im Beispiel zu erkennenden relativ unleserlichen Handschrift wird die Notiz wiedergefunden.

Handschriftnotizen direkt mit dem Tablet in Evernote erfassen dank „Penultimate“

Handschrift-Notiz mit Penultimate auf dem iPad
Handschrift-Notiz mit Penultimate auf dem iPad

Für „Hardcore“-Digitalisten bietet Evernote in seinem App-Universum mit Penultimate auch eine App, um Handschrift-Notizen direkt auf dem Tablet zu schreiben. Wirklich praktisch ist dies allerdings nur mit zusätzlichem Schreibgerät wie zum Beispiel dem Jot Pro von Adonit. Mit bloßem Finger kommen die Notizen etwas grobschlächtig daher.

Ich persönlich ziehe immer noch das Schreiben auf Papier vor, weil Jot Pro und Tablet in Sachen Geschwindigkeit und Genauigkeit dem Papiervergleich (noch) nicht standhalten können.

Schnelles Aufwerten & Anreichern von Bildern und PDFs mit „Skitch“

Skitch ist für die schnelle Kommentierung oder kleine Bearbeitung von Screenshots, PDFs oder Bilddateien wunderbar geeignet. Es ist intuitiv zu bedienen und legt die bearbeiteten Dateien zudem als Notiz in Evernote ab. So können einfache Bilder schnell zur Kurzanleitung aufgepeppelt werden, Entwürfe kommentiert, Software-Screenshots verständlich gemacht werden und vieles mehr. Die Anwendung steht als Desktop- und Smartphone-Variante zur Verfügung. Als Bearbeitungswerkzeuge gibt es Pfeile, Text, Textmarker, Stempel, Verpixelungs-Werkzeug und Ausschneide-Funktion. Alle können jeweils in einigen Standard-Farben und Größen angepasst werden. Bearbeitet werden können Bildschirmkopien, Webcam-Aufnahmen, PDF- oder Bilddateien. Oder man beginnt sozusagen bei Null auf weißem Hintergrund. Die erstellte Skitch-Notiz wird nach Erstellung direkt in Evernote synchronisiert und kann zusätzlich via E-Mail, Social Media oder weitere Anwendungen geteilt werden.

skitch-beispiel
Beispiel: Screenshot-Bearbeitung mit Skitch

Recherchen vertiefen mit ContextBooster-Anbindung

Und als sei das alles nicht schon hilfreich genug, gibt es seit Kurzem etwas enorm Horizont-erweiterndes, auf das ich via Nico Lumma auf Twitter gestoßen bin: Nennt sich Contextbooster und liefert praktische kontextuelle Zusatzinfos für Notizen in Evernote, Tweets oder Buffer-Inhalte. So können z.B. Texte aus dem Web als Evernote-Notiz gespeichert werden, die damit als „Beschleuniger“ für eine weiterführende Recherche durch Contextbooster dienen. Die App belegte beim Evernote Devcup 2013 den zweiten Platz.

Um zu „boosten“, ist die Notiz mit dem Tag „contextboost“ zu kennzeichnen. Nach ein paar Minuten Verarbeitungszeit (in meinen bisherigen Versuchen waren es allerdings eher Stunden) versieht Contextbooster die Notiz in Evernote automatisch mit zusätzlichen klickbaren Tags: zum einen z.B. Personen oder Themen, die im Artikel explizit erwähnt werden, zum anderen inhaltlich verwandte Themen. Beim Klicken der Tags gelangt man zur zugehörigen Recherche-Ergebnisseite in Contextbooster. Dort findet man die weiterführenden Artikel zu den vorgeschlagenen Tags und hat einen guten Startpunkt, um neue Aufschlüsse für die eigenen Recherchen zu gewinnen. Die Artikel werden optisch angeteasert und sind ebenfalls zur Original-Quelle verlinkt. Praktischerweise kann die Ergebnisseite auch mit sozialen Netzwerken geteilt werden.

Leider liefert Contextbooster derzeit nur in englischer Sprache umfangreiche Ergebnisse. Deutsch wurde in den FAQ aber als zukünftig unterstützte Sprache angekündigt.

Weitere praktische Features von Evernote sind die Schnittstelle zu „ifthisthenthat“ (ifttt), das Teilen von Notizbüchern mit Kollegen oder die Listen- und Erinnerungsfunktion. Aber dazu ein andermal mehr.

Tipps, Anregungen und Feedback zu den dargestellten Features? Eigene Erfahrungen? Ich würde ich mich freuen.

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